„Geschätzt“ ist keine Antwort mehr

Wie viel Material auf Ihrem Gelände liegt, war lange Ihre eigene Sache. Eine interne Zahl, genutzt für Disposition und Bilanz, und darüber hinaus fragte niemand wirklich nach. Das ändert sich.

Zunehmend müssen Sie diese Zahl nicht nur haben, sondern auch belegen können. Und der Druck kommt nicht aus einer Richtung.

Warum die Anforderungen steigen

Der wichtigste Grund ist weder Regulierung noch strengere Prüfung. Er ist einfacher: Es geht jetzt.

Solange das genaue Vermessen eines Geländes teuer, langsam und kompliziert war, war eine Schätzung eine vernünftige Antwort. Alle wussten, dass es eine Schätzung war, alle akzeptierten das, und niemand hakte nach. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil die Alternative praktisch nicht existierte.

Das hat sich in den letzten Jahren geändert. In dem Moment, in dem eine genaue Messung zur Routine wird und für jedes Unternehmen erreichbar ist, wird aus einer Schätzung statt einer Notwendigkeit eine Entscheidung. Und Entscheidungen werden hinterfragt.

Das ist der Mechanismus hinter diesem ganzen Beitrag, und er erklärt auch, warum die Anforderungen weiter steigen, statt irgendwo stehen zu bleiben. Die Erwartung folgt der Technik, mit Verzögerung, aber zwangsläufig.

Drei Richtungen, aus denen die Frage kommt

In der Praxis sehen Sie dieselbe Bewegung aus drei Richtungen gleichzeitig.

Die erste ist die finanzielle Seite. Für viele Unternehmen ist der Bestand einer der größten Posten in der Bilanz, und die Erwartungen an dessen Beleg verschieben sich. Eine Zahl, die auf der Einschätzung einer erfahrenen Person beruht, ist nicht zwangsläufig falsch, aber sie ist auch kein Nachweis. Bei einer Prüfung lautet die Frage selten, ob die Zahl stimmt. Die Frage lautet, wie Sie zu ihr gekommen sind.

Die zweite ist der Kunde, und diese wird am häufigsten unterschätzt. Abnehmer und Auftraggeber verlangen zunehmend Belege für Mengen, aus demselben Grund wie oben: Sie wissen, dass es möglich ist. Wer eine gelieferte Menge mit einer datierten Messung belegen kann, steht in einer Diskussion anders da als jemand, der sagt, es stimme ungefähr.

Die dritte ist die Berichterstattung im weiteren Sinne. Material- und Abfallströme verschieben sich von einer betrieblichen Größe hin zu etwas, worüber Rechenschaft abgelegt wird, gegenüber Partnern in der Kette und gegenüber Aufsicht. Sobald etwas berichtet wird, wird es auch überprüfbar, und dann gelten andere Anforderungen daran, woher die Zahl stammt.

Warum eine Schätzung kein Nachweis ist

Hier gibt es eine Unterscheidung, die im Gespräch oft durcheinandergerät. Eine Schätzung kann durchaus stimmen. Ein erfahrener Betriebsleiter, der seit zwanzig Jahren über dasselbe Gelände geht, liegt manchmal erstaunlich nah dran.

Nachweis ist aber etwas anderes als Richtigkeit. Eine Zahl zählt erst als Beleg, wenn eine außenstehende Person nachvollziehen kann, wie sie zustande gekommen ist. Und daran scheitert eine Schätzung, aus drei Gründen, die nichts mit Können zu tun haben:

• Sie ist nicht auf einen überprüfbaren Zeitpunkt datiert: es gibt keine Aufzeichnung des Zustands, wie er damals war
• Sie ist nicht reproduzierbar: niemand kann die Messung wiederholen und auf dasselbe kommen
• Sie hängt an einer Person: eine andere Kollegin kommt auf eine andere Zahl, und es gibt keine Möglichkeit festzustellen, wer recht hat

Der letzte Punkt ist im Gespräch mit einer Prüfung oder einem Abnehmer der schwierigste, denn er bedeutet, dass es keine unabhängige Grundlage gibt, auf die man zurückgreifen kann. Die Zahl ist nur so belastbar wie das Vertrauen in denjenigen, der sie erstellt hat.

Was als Beleg zählt

Kehren Sie diese drei Punkte um, und Sie haben die Anforderungen, die eine Messung erfüllen muss, um als Nachweis zu dienen. Sie sind bemerkenswert einfach:

• Datiert: aufgenommen zu einem Zeitpunkt, mit dem Zustand, wie er damals war
• Dokumentiert: nachvollziehbar, wie die Zahl aus der Messung berechnet wurde, nicht nur das Ergebnis
• Reproduzierbar: dasselbe Verfahren liefert bei Wiederholung dasselbe Ergebnis
• Unabhängig von der ausführenden Person: es spielt keine Rolle, wer es an diesem Tag gemacht hat
• Über die Zeit vergleichbar: die Messung des Vorquartals lässt sich neben die aktuelle legen

Beachten Sie, dass Genauigkeit auf dieser Liste nicht einmal vorkommt. Genauigkeit ist nützlich, aber sie macht aus einer Zahl noch keinen Beleg. Ein Verfahren, das konsistent und nachvollziehbar ist, ist als Nachweis stärker als eine einzelne Messung, die zufällig sehr präzise war.

Ein Test, den Sie heute machen können

Es gibt einen einfachen Weg, den eigenen Stand zu bestimmen. Nehmen Sie eine Bestandszahl von vor anderthalb Jahren und versuchen Sie zu rekonstruieren, wie sie zustande gekommen ist. Nicht ob sie stimmte, sondern wie sie entstanden ist.

Gelingt das, haben Sie ein Verfahren. Gelingt es nicht, hatten Sie eine Zahl. Genau diese Unterscheidung landet bei einer Prüfung oder einer Diskussion auf dem Tisch, und meist ist das der Moment, in dem Menschen merken, dass sie es nie festgehalten haben.

Wo die meisten Unternehmen heute stehen

In der Praxis sehen wir vor allem Unternehmen, die den ersten Teil gut im Griff haben und den zweiten nicht. Eine Zahl gibt es immer, dahinter steht fast immer jemand mit Sachverstand, und sie wird sauber in der Buchhaltung verwendet.

Was fehlt, ist die Ebene darunter: die Aufzeichnung, auf der diese Zahl beruht. Solange niemand danach fragt, fällt das nicht auf. Es fällt in dem Moment auf, in dem doch jemand fragt, und dann ist es zu spät, um es rückwirkend zu regeln: Ein Gelände von vor einem Jahr lässt sich nicht nachträglich vermessen.

Deshalb lohnt es sich, jetzt darauf zu schauen und nicht erst, wenn die Frage kommt. Ein Verfahren einzuführen kostet wenig; einen Beleg nachträglich zu erfinden geht nicht.

So machen wir das

AiroMap ist genau auf dieser Liste aufgebaut. Jede Messung liefert ein datiertes 3D-Modell des Geländes in dem Zustand, in dem es zu diesem Zeitpunkt war, mit einer nachvollziehbaren Berechnung und einem Bericht, den Sie Ihrer Buchhaltung beilegen können. Weil der Ablauf automatisiert ist, entsteht jede Messung auf dieselbe Weise, unabhängig davon, wer sie durchführt.

Und in dem Punkt, um den es hier geht, haben wir es prüfen lassen: Das Messverfahren wurde von einer großen unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beurteilt und als Grundlage für die Bestandsbewertung im Jahresabschluss validiert. Das ist keine Aussage von uns selbst, und genau deshalb ist sie brauchbar, wenn jemand nachhakt.

Sie möchten wissen, wie weit Ihre aktuelle Zahl und die Wirklichkeit auseinanderliegen? Wir kommen vorbei, vermessen einen Standort und legen das Ergebnis neben Ihre Buchhaltung. Diese Differenz ist meist der beste Ausgangspunkt für dieses Gespräch.