'Geschat' is geen antwoord meer

Hoeveel materiaal er op je terrein ligt, was lange tijd iets van jezelf. Een intern getal, gebruikt voor planning en voor de balans, en verder vroeg niemand er echt naar. Dat verandert.

Steeds vaker moet je dat cijfer niet alleen hébben, maar ook kunnen aantonen. En de druk komt niet uit één hoek.

Waarom de lat omhooggaat

De belangrijkste reden is niet regelgeving en ook niet strengere accountants. Het is simpeler dan dat: het kán nu.

Zolang nauwkeurig meten van een terrein duur, traag en ingewikkeld was, was een schatting een redelijk antwoord. Iedereen wist dat het een schatting was, iedereen accepteerde dat, en niemand vroeg door. Niet uit laksheid, maar omdat het alternatief niet praktisch bestond.

Dat is de afgelopen jaren veranderd. Op het moment dat een nauwkeurige meting routine wordt en binnen bereik ligt van elk bedrijf, verschuift een schatting van onvermijdelijk naar een keuze. En keuzes worden bevraagd.

Dat is het mechanisme achter dit hele artikel, en het verklaart ook waarom de lat blijft stijgen in plaats van ergens te blijven hangen. De verwachting volgt de techniek, met vertraging maar onvermijdelijk.

Drie kanten waar de vraag vandaan komt

In de praktijk zie je dezelfde beweging vanuit drie richtingen tegelijk.

De eerste is de financiële kant. Voorraad is voor veel bedrijven een van de grootste posten op de balans, en de verwachting rond het onderbouwen daarvan is aan het opschuiven. Een cijfer dat berust op de inschatting van een ervaren medewerker is niet per se fout, maar het is ook geen bewijs. Bij een controle is de vraag zelden of het getal klopt. De vraag is hoe je eraan komt.

De tweede is de klant, en die wordt het vaakst onderschat. Afnemers en opdrachtgevers vragen steeds vaker om onderbouwing van hoeveelheden, om dezelfde reden als hierboven: ze weten dat het kan. Wie een geleverde hoeveelheid met een gedateerde meting kan aantonen, staat in een discussie ergens anders dan wie zegt dat het ongeveer klopt.

De derde is rapportage in bredere zin. Materiaal- en afvalstromen schuiven op van operationeel gegeven naar iets waarover verantwoording wordt afgelegd, richting ketenpartners en richting toezicht. Zodra iets gerapporteerd wordt, wordt het ook controleerbaar, en dan gelden er andere eisen aan waar het getal vandaan komt.

Waarom een schatting geen bewijs is

Hier zit een onderscheid dat in gesprekken vaak door elkaar loopt. Een schatting kan prima kloppen. Een ervaren terreinbeheerder die al twintig jaar over hetzelfde terrein loopt, zit er soms verrassend weinig naast.

Maar bewijs is iets anders dan juistheid. Een cijfer telt pas als onderbouwing wanneer een buitenstaander kan nagaan hoe het tot stand is gekomen. En daar loopt een schatting op vast, om drie redenen die niets met vakmanschap te maken hebben:

• Het is niet gedateerd op een controleerbaar moment: er is geen vastlegging van de situatie zoals die er toen bij lag
• Het is niet reproduceerbaar: niemand kan de meting overdoen en op hetzelfde uitkomen
• Het hangt aan een persoon: een andere collega komt op een ander getal, en er is geen manier om te bepalen wie gelijk heeft

Dat laatste punt is het lastigste in een gesprek met een accountant of een afnemer, want het betekent dat er geen onafhankelijke grond is om op terug te vallen. Het getal is zo sterk als het vertrouwen in degene die het heeft gemaakt.

Wat wél als onderbouwing telt

Draai de drie punten om en je hebt de eisen waaraan een meting moet voldoen om als bewijs te dienen. Ze zijn opvallend basaal:

• Gedateerd: vastgelegd op een moment, met de situatie zoals die er op dat moment bij lag
• Gedocumenteerd: navolgbaar hoe het getal uit de meting is berekend, niet alleen de uitkomst
• Reproduceerbaar: dezelfde methode levert bij herhaling hetzelfde resultaat op
• Onafhankelijk van de uitvoerder: het maakt niet uit wie het die dag heeft gedaan
• Vergelijkbaar over de tijd: de meting van vorig kwartaal is naast die van dit kwartaal te leggen

Merk op dat nauwkeurigheid hier niet eens in het rijtje staat. Nauwkeurigheid is nuttig, maar het is niet wat een cijfer tot onderbouwing maakt. Een methode die consequent en navolgbaar is, is als bewijs sterker dan een losse meting die toevallig heel precies was.

Een test die je vandaag kunt doen

Er is een eenvoudige manier om te bepalen waar je staat. Pak een voorraadcijfer van anderhalf jaar geleden en probeer te reconstrueren hoe het tot stand is gekomen. Niet of het klopte, maar hoe het gemaakt is.

Lukt dat, dan heb je een methode. Lukt het niet, dan heb je een getal gehad. Dat onderscheid is precies wat er in een controle of een discussie op tafel komt, en het is doorgaans het moment waarop mensen zich realiseren dat ze het nooit hebben vastgelegd.

Waar de meeste bedrijven nu staan

In de praktijk zien we vooral bedrijven die het eerste deel prima op orde hebben en het tweede niet. Er is altijd een cijfer, er zit bijna altijd iemand achter die er verstand van heeft, en het wordt netjes gebruikt in de administratie.

Wat ontbreekt is de laag eronder: de vastlegging waarop dat cijfer rust. Zolang niemand ernaar vraagt, valt dat niet op. Het valt op zodra iemand het wel vraagt, en dan is het te laat om het met terugwerkende kracht te regelen: je kunt een terrein van vorig jaar niet alsnog opmeten.

Dat is de reden om er nu naar te kijken en niet op het moment dat de vraag komt. Een methode invoeren kost weinig; achteraf onderbouwing verzinnen kan niet.

Zo doen wij dit

AiroMap is gebouwd op precies dat lijstje. Elke meting levert een gedateerd 3D-model op van het terrein zoals het er op dat moment bij lag, met een berekening die navolgbaar is en een rapportage die je onder je administratie kunt leggen. Omdat het proces geautomatiseerd is, komt elke meting op dezelfde manier tot stand, ongeacht wie hem uitvoert.

En op het punt waar dit artikel over gaat, hebben we het laten toetsen: het meetproces is door een groot onafhankelijk accountantskantoor beoordeeld en gevalideerd als grondslag voor voorraadwaardering in de jaarrekening. Dat is geen claim van onszelf, en dat is precies waarom hij bruikbaar is als iemand doorvraagt.

Wil je weten hoe ver jouw huidige cijfer en de werkelijkheid uit elkaar liggen? We komen langs, meten een locatie in en leggen het resultaat naast je administratie. Dat verschil is meestal het beste startpunt voor dit gesprek.