Hoe een drone een bedrijf binnenkomt

Over de techniek van dronemetingen valt genoeg te zeggen, maar in de praktijk gaat het bij een invoering bijna nooit daarover mis. Het gaat mis op gebruik. Het systeem werkt, en toch ligt het na drie maanden in de kast.

Dit artikel gaat over hoe je dat voorkomt, met de invoering bij BK Ingenieurs als voorbeeld. Niet omdat daar iets spectaculairs is gebeurd, maar juist omdat het rustig is verlopen en dat geen toeval was.

Waarom meetgereedschap blijft liggen

Het patroon is bij bijna elke mislukte invoering hetzelfde, en het heeft weinig met de techniek te maken.

• Het wordt een specialisme van één enthousiaste medewerker. Is die er niet, dan gebeurt er niets
• Het wordt binnengehaald als innovatieproject in plaats van als onderdeel van het werk, en innovatieprojecten hebben geen vaste plek in de week
• De mensen die er in het veld mee moeten werken zaten niet bij de beslissing, en zien het als iets wat erbij komt
• Kantoor en veld hebben een ander beeld van wat het oplevert, waardoor niemand het echt trekt

Wat opvalt: dit zijn allemaal organisatorische oorzaken. Het gereedschap doet precies wat het moet doen.

BK pakte het bedrijfsbreed op

De belangrijkste beslissing bij BK Ingenieurs viel voordat er iemand had gevlogen. Ze pakten het niet op als los proefje bij één afdeling, maar bedrijfsbreed: bij de kickoff zaten de veldwerkers aan tafel, de projectleiding van de afdeling bodem, en ICT.

Die laatste is de opvallendste. ICT bij een meetsysteem lijkt overbodig, tot je bedenkt dat de output ergens terecht moet komen: in rapportages, in bestaande systemen, bij mensen die de meting zelf nooit uitvoeren. Door ze meteen aan tafel te hebben, is dat geen los vraagstuk geworden dat maanden later alsnog opgelost moest worden.

Dat klinkt als een detail in de agenda, maar het is de kern van dit verhaal. Zodra meerdere afdelingen in dezelfde ruimte zitten, gaat het gesprek niet over de drone maar over het werkproces: wie meet, wat komt eruit, wie gebruikt dat cijfer daarna, en hoe komt het in de rapportage. Precies de vragen die anders pas naar boven komen als iemand er in het veld tegenaan loopt.

De kickoff: eerst de software, en vooral vragen

We zijn begonnen op kantoor, met het platform op het scherm. Niet als demonstratie maar als doorloop: hoe zet je een meting op, wat gebeurt er daarna, hoe ziet de output eruit en waar komt die terecht.

Het nuttigste deel van die ochtend waren de vragen. Als er meerdere afdelingen zitten, komen er vragen die wij niet hadden kunnen bedenken, omdat ze over hun proces gaan en niet over onze software. Dat is ook precies waarom we die kickoff doen voordat we het veld in gaan: het is makkelijker om iets uit te leggen aan een groep dan het later vier keer los te herhalen.

Daarna het veld in

Software uitleggen op een scherm is één ding. Het echte moment is buiten, op een terrein waar het ook echt gebeurt. Daar hebben we de veldwerkers laten vliegen, in een situatie zoals ze die zelf tegenkomen.

Alle drie de veldwerkers hadden nog nooit een drone gevlogen. Nul ervaring. Na ongeveer een uur had iedereen het zelf gedaan en kon iedereen zelfstandig een meting uitvoeren. Dat is geen bijzondere prestatie van die mensen en geen verkooppraatje van ons: het is wat er gebeurt als de drone zelf vliegt en de bediening uit het aangeven van een gebied en op start drukken bestaat.

De hele invoering, kantoor en veld bij elkaar, kostte een halve dag.

Hoe het er nu uitziet

Inmiddels wordt de drone wekelijks ingezet. Dat is misschien het belangrijkste cijfer in dit hele verhaal, want wekelijks gebruik betekent dat het geen project meer is maar onderdeel van de week.

Wat de veldwerkers er zelf over zeggen, gaat opvallend vaak niet over de drone maar over wat ze niet meer hoeven doen. Het rekenwerk dat vroeger na de meting kwam, het uitwerken en narekenen, is er niet meer. Dat was het vervelendste deel van de klus, en het is precies het deel dat is weggevallen.

Dat is ook waarom het blijft hangen. Een systeem dat werk toevoegt, moet je erin houden. Een systeem dat het minst leuke deel van het werk overneemt, houdt zichzelf erin.

Eén cijfer in plaats van meerdere

Het tweede effect is er een dat je op de werkvloer niet ziet en in de organisatie wel. Een partij inmeten gebeurt in dit vak van oudsher met de hand: uitmeten, uittekenen en daaruit het volume berekenen. Dat is vakwerk, en het is lang de enige manier geweest. Het is alleen ook een methode waarin de uitkomst deels afhangt van wie hem uitvoert. Dat is een eigenschap van handmatig meten, niet van de mensen die het doen.

Met een centimeter-nauwkeurig 3D-model verdwijnt die afhankelijkheid. Iedereen meet op hetzelfde model en het volume komt er op dezelfde manier uit, ongeacht wie de meting heeft gedaan. Voor een bureau dat consistentie levert, is dat geen detail maar precies waar het product op rust.

En het is ook de reden dat bedrijfsbreed beginnen loont. Één bron werkt alleen als iedereen dezelfde bron gebruikt, en dat lukt niet als je begint bij één afdeling.

Wat dit overdraagbaar maakt

Als je dit naast je eigen organisatie legt, zijn er vier dingen die het verschil maakten. Geen daarvan gaat over de techniek.

• Meerdere afdelingen bij de start, zodat het een werkproces wordt en niet het project van één persoon
• De veldwerkers hebben zelf gevlogen op dag één, in een echte situatie in plaats van op een parkeerplaats
• Meer dan één persoon kan het, dus vakantie of vertrek legt de metingen niet stil
• Het neemt werk weg in plaats van erbij te geven, en dat bepaalt of het na drie maanden nog gebeurt

Dat laatste punt is het eerlijkste toetsingscriterium dat we kennen. Als je niet kunt benoemen welk bestaand werk verdwijnt, is de kans klein dat een invoering het volhoudt.

Zo pakken wij een invoering aan

De opzet bij BK is hoe we het standaard doen: een kickoff met de betrokken afdelingen samen, daarna het veld in met de mensen die gaan meten, en dat alles op één dagdeel. Licentie, verzekering en de training zitten in het pakket, en daarna blijft er support voor de praktische vragen die pas komen als je het echt gebruikt.

Wat wij niet doen, is iemand opleiden tot meetspecialist. Vlieghoogte, overlap en verwerking worden automatisch geregeld, dus wat je team moet leren is het aangeven van een gebied en het lezen van het resultaat. Dat is te doen in een ochtend, en dat is precies de reden dat het bedrijfsbreed kan in plaats van bij één persoon.